Пошта — канал, від якого кастингова агенція не може відмовитися. Нею приходять анкети від агентів, які представляють одразу кількох акторів, self-tape від досвідчених виконавців, яким незручно заповнювати форми, і листи від батьків дітей-акторів. Проблема не в самих листах, а в тому, що вони живуть окремо від решти заявок.
Приймання заявок поштою розв'язує це: система читає вашу скриньку, знаходить листи, що стосуються відкритих кастингів, і складає їх у ту саму чергу, що й відгуки із сайту та з Telegram.
Що знадобиться
- Окрема скринька для кастингів — наприклад,
casting@ваша-агенція.com. Підключати особисту пошту не варто: система переглядатиме всі вхідні листи. - Доступ через IMAP — його підтримують Gmail, Outlook, Ukr.net і майже всі корпоративні сервери.
- Тариф із прийманням заявок поштою — ця можливість доступна на платних тарифах.
Крок 1. Підключіть скриньку через IMAP
Відкрийте Кастинги → Вхідні листи → Налаштування IMAP і заповніть:
| Поле | Що вказати | Приклад |
|---|---|---|
| IMAP-сервер | адреса сервера вхідної пошти | imap.gmail.com |
| Порт | зазвичай 993 для SSL | 993 |
| Логін | повна адреса скриньки | casting@agency.com |
| Пароль | пароль застосунку (див. нижче) | •••••••• |
| Шифрування | SSL | SSL |
| Папка | звідки читати листи | INBOX |
Порада щодо Gmail і Outlook. Ці сервіси не пускають сторонні програми за звичайним паролем. Увімкніть двоетапну автентифікацію й створіть пароль застосунку в налаштуваннях безпеки акаунта — саме його вставте в поле «Пароль». Основний пароль від пошти при цьому ніде не зберігається.
Крок 2. Задайте ключове слово кастингу
Лист прив'язується до кастингу за ключовим словом — тим самим, що використовується для Telegram. Система шукає його в темі й тексті листа без урахування регістру. Попросіть в оголошенні: «Тема листа: БАТЬКО — ім'я та прізвище».
Якщо у вас кілька відкритих кастингів, у кожного має бути своє слово. Лист, у якому не знайшлося жодного ключового слова, потрапить на вкладку «Несортовані» — ви розберете його вручну.
Як часто перевіряється пошта
Скринька перевіряється автоматично кожні 5 хвилин. Якщо чекаєте на важливий лист просто зараз, натисніть «Зібрати листи» — система завантажить нові листи одразу й покаже, скільки з них прив'язалося до кастингів, скільки залишилося несортованими, а скільки виявилися дублікатами.
Дублікати система відсікає сама: той самий лист не перетвориться на дві заявки, навіть якщо його переслали повторно чи скриньку перевірили двічі.
Вкладення й посилання
Фото, відео й документи з вкладень зберігаються разом із заявкою й ураховуються у сховищі агенції. Посилання на відео й фото в тексті листа — YouTube, Vimeo, хмарні диски — залишаються посиланнями: система їх не завантажує, але показує поруч із заявкою, щоб ви відкрили їх в один клік.
Порада. Попросіть в оголошенні надсилати відео посиланням, а не вкладенням. Лист із відео на 300 МБ багато поштових серверів просто не пропустять, а посилання дійде завжди.
З листа — в анкету
Відкрийте лист: ліворуч — його вміст, праворуч — форма обробки. Оберіть, що зробити:
- Створити заявку на кастинг — дані з листа стають повноцінною анкетою з полями кастингу;
- Додати в базу агентства — людину буде збережено в базі талантів для майбутніх проєктів;
- або і те, і те одразу.
Переносити ім'я, вік і телефон вручну не обов'язково: кнопка «Заповнити з ШІ» розбере текст листа й заповнить форму — вам лишиться перевірити. А якщо ввімкнути в кастингу автообробку, листи перетворюватимуться на заявки без вашої участі. Подробиці — у статті «ШІ-розпізнавання анкет».
Відповідь кандидатові — з кабінету
Під листом є блок «Листування». Напишіть відповідь — вона піде на адресу відправника з темою «Re: …», а в кабінеті збережеться історія. Так асистент бачить, що кандидатові вже відповіли, і не пише вдруге.
Листи від агентів із кількома акторами
Агент може надіслати один лист з анкетами трьох акторів. Обробіть його кілька разів: щоразу обирайте потрібні фото з вкладень і заповнюйте дані конкретної людини. Після першої обробки лист отримає статус «Переглянуто», але залишиться у вхідних — відкрийте його знову й оформіть наступного актора.
Поширені запитання
Листи позначаються у скриньці прочитаними? Ні. Система читає листи, не змінюючи їхній статус у скриньці: вона запам'ятовує час останньої перевірки й бере лише те, що надійшло після. У поштовій програмі все залишиться як було.
Можна підключити спільну скриньку для всієї команди? Налаштування IMAP належать кастинг-директору, а заявки потрапляють у кастинги агенції — їх бачать усі співробітники з доступом до кастингів.
Що, якщо в листі ключові слова двох кастингів? Лист прив'яжеться до першого відповідного відкритого кастингу. Якщо це не той, кастинг можна обрати під час обробки.
Коротко
Підключіть окрему скриньку через IMAP з паролем застосунку, задайте кастингам ключові слова й попросіть указувати їх у темі листа. Решту система зробить сама: перевірятиме пошту кожні 5 хвилин, прив'язуватиме листи до ролей, відсікатиме дублікати й зберігатиме вкладення — а ви працюватимете із заявками, а не з поштовою скринькою.
Усі можливості цієї функції на одній сторінці: Заявки з Telegram і пошти.
