Оголошення опубліковано, і за добу у вас 80 відгуків. Хтось надіслав ідеальну анкету, хтось — одне фото без імені, хтось відгукнувся тричі з різних каналів. Якщо відкривати заявки по черзі й одразу вирішувати долю кожної, до двадцятої анкети увага розсіюється, а до п'ятдесятої ви вже не пам'ятаєте, хто був «наче нічого» на початку.
Нижче — система, яка дає змогу розбирати великі кастинги за кілька проходів і не губити сильних кандидатів.
Усі заявки — в одному списку
Перша умова швидкого відбору — одна черга. Заявки з форми на сайті, повідомлення Telegram-боту, листи й анкети, які ви додали вручну, потрапляють у список заявок кастингу. У кожної видно джерело, дату й кількість заповнених полів.
Заявки з месенджера й пошти спершу виглядають як «Анонім»: це сире повідомлення, дані з якого ще не розкладено по полях. Їх можна обробити вручну або доручити розбір ШІ — див. «ШІ-розпізнавання анкет».
П'ять статусів і що вони означають
Статуси потрібні, щоб рішення ухвалювалося один раз, а не щоразу, коли ви відкриваєте анкету.
| Статус | Коли ставити |
|---|---|
| Очікує | нова заявка, ви її ще не відкривали |
| Переглянуто | відкрили, рішення поки не ухвалено |
| У відборі | кандидат проходить далі: проби, запит self-tape |
| Затверджено | роль ваша |
| Відхилено | не підходить на цю роль |
Над списком — фільтр за статусами. «Очікує» показує, що лишилося розібрати, «У відборі» — ваш шорт-лист, який зручно показати режисерові.
Метод трьох проходів
Перший прохід — лише відсів. Відкривайте заявку, дивіться на фото й базові параметри та ухвалюйте одне з двох рішень: «точно ні» → Відхилено, усе інше → Переглянуто. Не читайте біографію й не дивіться відео. Мета проходу — за 5–10 секунд на анкету прибрати очевидно непридатних.
Другий прохід — уважний. Фільтр «Переглянуто». Тепер читайте досвід, дивіться відеовізитки й додаткові фото. Найкращих — у Відбір, сумнівних залишайте як є.
Третій прохід — порівняння. Фільтр «У відборі». Тут уже 10–15 людей, і їх можна порівнювати між собою, а не з абстрактним ідеалом. Це список, який ви надсилаєте режисерові чи продюсерові.
Порада. Не ставте «Відхилено» під час першого проходу тим, щодо кого сумніваєтеся. Відхилити пізніше — одна секунда, а повернути випадково відсіяного сильного актора, коли список уже довгий, майже неможливо.
Фото: як дивитися швидше
Фотографії відкриваються в галереї поверх списку — гортайте стрілками, не закриваючи заявку. Якщо агенція зберігає оригінали, з галереї можна завантажити вихідний файл у повній роздільній здатності: це знадобиться, коли продюсер просить «те фото, але більше».
Додати кандидата самостійно
Не всі кандидати приходять через оголошення. Актора могли порекомендувати, ви могли зустріти його на інших пробах. Кнопка «Записати таланта на кастинг» додає заявку від імені агенції — з бази талантів або з новими даними. Такі заявки позначаються джерелом «Додано директором» і беруть участь у відборі нарівні з іншими.
Повторні відгуки
Актори часто відгукуються двічі: спершу через форму, потім дописують у Telegram «я забула додати відео». Система розпізнає повторну заявку тієї самої людини на той самий кастинг, а медіа з подальших повідомлень без ключового слова прикріплюються до її останньої заявки. Вам не потрібно склеювати анкети вручну.
Зведення на головній
Головна сторінка кабінету показує картину за всіма кастингами: скільки заявок очікує перевірки, з яких джерел вони надходять, які ролі збирають найбільше відгуків.
За цим зведенням зручно ухвалювати рішення щодо просування: якщо на роль батька за тиждень надійшла одна заявка, справа, найімовірніше, не в акторах, а в тому, де опубліковано оголошення.
Робота в команді
Якщо відбір ведуть кілька людей, домовтеся про правила:
- одна людина — один прохід. Асистент робить перший відсів, кастинг-директор — другий і третій;
- рішення — статусом, а не повідомленням у чаті. Тоді історія вибору видна всім, і ніхто не переписує анкету заново;
- враження — в нотатки. «Добре тримає паузу, слабкий вокал» — запишіть у нотатку до профілю таланта у своїй базі. Нотатки особисті, їх бачите лише ви, тож спільне рішення команди все одно фіксуйте статусом.
Як запросити колег і розмежувати права — у статті «Командна робота в кастинговій агенції».
Не забувайте відповідати кандидатам
Актор, який надіслав заявку й нічого не почув, наступного разу може не відгукнутися. На заявки з Telegram і пошти можна відповісти просто з кабінету — повідомлення піде в той самий діалог або на адресу відправника. Коротка відповідь «ви пройшли в наступний тур, надішліть self-tape до п'ятниці» заощаджує вам час і формує репутацію агенції, якій хочеться надсилати анкети.
Коротко
Не вирішуйте все за один раз. Перший прохід — лише відсів, другий — уважний перегляд, третій — порівняння фіналістів. Фіксуйте рішення статусами, тримайте заявки з усіх каналів в одному списку й відповідайте кандидатам — тоді навіть великий кастинг розбирається за вечір.
Усі можливості цієї функції на одній сторінці: Добірки для клієнта за посиланням.
