База акторів агенції: як зібрати й вести картотеку талантів, якою хочеться користуватися

У кожного кастинг-директора є своя картотека: у когось — папки на диску, у когось — таблиця із сотнями рядків, у когось — просто пам'ять і фотографії в телефоні. Усі ці способи працюють, поки база маленька. Коли акторів стає кілька сотень, знайти «чоловіка 50–60 років, сивого, з театральним досвідом і гарною англійською» стає окремим завданням на пів дня.

Добра база талантів відповідає на такий запит за хвилину. Ось як її побудувати.

Приватна база

База талантів у кабінеті — приватна: профілі, які ви створюєте, бачите лише ви. Це ваші робочі записи: нотатки після проб, власні теги й контакти акторів ніхто, крім вас, не побачить. Профілі при цьому враховуються в лімітах вашої агенції — кількості талантів і обсязі сховища.

Окремо від неї існує пошук талантів платформи — публічні профілі акторів, які зареєструвалися самі. Їхні контакти відкриваються, лише якщо актор дозволив їх показувати, або після того, як він відгукнувся на ваш кастинг.

Звідки беруться профілі

1. Вручну — кнопка «Додати таланта»: для акторів, з якими ви вже працювали.
2. Із заявок — під час обробки листа чи повідомлення з Telegram оберіть «Додати в базу агентства». Фото з повідомлення перенесуться в профіль.
3. Після кастингу — сильних кандидатів, які не пройшли на роль, зберігайте в базу одразу, поки пам'ятаєте, чим вони сподобалися.

Порада. Зберігайте в базу не лише затверджених. Затверджений актор і так залишиться в історії проєкту, а от «майже придатна» акторка із сильними пробами — саме та, кого ви шукатимете за три місяці.

Що зберігати в профілі

Фото. Мінімум три: портрет, фото на повний зріст і щось характерне — в образі, зі зйомок. Перше фото стає титульним і показується у списках та експортах. Варіант, у якому актор виглядає «як у житті», важливіший за глянець.

Параметри. Зріст, вага, об'єми, розмір одягу й взуття, колір очей і волосся. Для кастингу в рекламу розмір одягу часто важливіший за досвід — заповнюйте ці поля, навіть якщо здається, що вони не знадобляться.

Відео. Шоуріл, самопроби, фрагменти ролей — файлом або посиланням на YouTube. На тарифах із конвертацією медіа відео перетискається в обрану якість, а оригінал зберігається для завантаження.

Документи. Резюме, райдер, згоди батьків для дітей-акторів — зберігаються в закритому розділі й недоступні за публічним посиланням.

Біографія й навички. Досвід, освіта, мови, водіння, вокал, спорт, танці. Навички, за якими ви шукатимете, продублюйте тегом — пошук працює за ім'ям і тегами.

Теги — ваша система пошуку

Параметри описують зовнішність, а теги — усе інше: «драма», «комедія», «перевірено», «англ.», «вокал», «ненадійний», «працювали на „Зерні“». Теги видно у списку, і за ними можна шукати.

Кілька правил, які роблять теги корисними:

• короткі й одноманітні: вирішіть раз і назавжди, пишете ви «англ.» чи «english», інакше пошук знайде половину;
• про роботу, а не про зовнішність: для зовнішності є параметри й фільтри;
• проєкт як тег: позначте, у яких проєктах людина вже знімалася — це рятує від ситуації «він у нас був минулого сезону в іншій ролі».

Нотатки після проб

Нотатка — це те, що ви запам'ятали про людину, а фото не передає: «сильні проби, добре тримає паузу», «спізнюється», «чудово працює з дітьми». Нотатки й теги особисті — їх бачите лише ви, тож можна писати чесно. Пишіть одразу після проб: за місяць деталі зітруться.

Фільтри: знайти типаж за хвилину

Розгорніть фільтри над списком — і звузьте базу за статтю, віком, зростом, розміром одягу й взуття, кольором очей і волосся. Поєднуйте їх із пошуком за тегом: «жінки 25–32, зріст від 165, тег „драма“» — і з трьохсот профілів лишається вісім.

Відфільтрований список можна одразу вивантажити — у PDF для режисера чи в Excel для продюсера. Експорт ураховує фільтри й усі сторінки результату. Про це — у статті «Експорт анкет акторів».

Приватність і доступ

• Контакти акторів у вашій базі бачите лише ви. Коли потрібно показати кандидатів колегам чи режисерові, вивантажте добірку — і самі вирішіть, чи включати до неї контакти.
• Право видаляти профілі надає власник агенції. Співробітник без цього права може редагувати профілі, але не видаляти — так база не втратить записів через випадковий клік.
• Сховище: фото, відео й документи займають місце у квоті тарифу. На сторінці «Сховище» видно, що займає місце, і зайве можна видалити.

Як підтримувати базу в порядку

• Раз на пів року оновлюйте фото в активних акторів — зовнішність змінюється.
• Видаляйте дублікати: якщо людина прийшла і через форму, і через Telegram, залиште один профіль.
• Позначайте тегом тих, хто просив більше не запрошувати, — і поважайте це.

Коротко

База талантів окуповується на третьому-четвертому кастингу, коли потрібний типаж знаходиться за хвилину замість нового оголошення. Зберігайте сильних кандидатів після кожного кастингу, заповнюйте параметри й навички, заведіть єдині правила для тегів і пишіть нотатки одразу після проб.

Усі можливості цієї функції на одній сторінці: База агентства.